ĐIỂM MẠNH CỦA PHẦN MỀM KIPOS
1. Giải pháp thư viện tổng thể
• KIPOS là một giải pháp tiên phong trên thế giới về tự động hóa thư viện và thư viện số ngày nay. Khi mà các nhà cung cấp giải pháp thư viện hàng đầu thế giới và cả trong nước vẫn tách rời các gói giải pháp riêng biệt cho vấn đề tự động hóa thư viện và thư viện số, thì KIPOS đem đến cho thư viện một giải pháp tổng thể hoàn chỉnh 3 trong 1: Giải pháp tự động hóa thư viện (KIPOS.Automation), Giải pháp thư viện số (KIPOS.Digital), Giải pháp cổng thông tin điện tử (KIPOS.WebPortal). Nếu tách làm 2 hệ thống riêng biệt sẽ gây ra một sự chồng chéo vừa dư thừa lại vừa thiếu sót: dư thừa khi cán bộ thư viện phải thực hiện biên mục hai lần cho một cuốn sách, sự bất tiện khi 1 độc giả phải đăng ký ở 2 hệ thống, thiếu sót khi truy vấn về tài khoản độc giả không đưa ra được toàn bộ thông tin của độc giả ở cả hai hệ thống.
• KIPOS được thiết kế dựa trên công nghệ nền tảng tối ưu: sử dụng kiến trúc SOA-Service Oriented Architecture - kiến trúc hiện đại nhất cho các giải pháp phần mềm tích hợp lớn. Sử dụng công nghệ Web và Winform đem lại sự tiện lợi tối đa trong từng chức năng.
• Giao diện Winform tích hợp trực tiếp các thiết bị tự động hóa (máy in nhãn mã vạch, máy in thẻ nhựa, máy quét…) hỗ trợ công tác quản lý lưu thông: In nhãn gáy sách, mã vạch đầu mục, thẻ thư viện trực tiếp từ giao diện của chương trình mà không cần phải thông qua bất kỳ một phần mềm trung gian nào. Các thao tác nhanh chóng tối giản cho thủ thư và độc giả.
2. Thống nhất mô tả mọi định dạng tài liệu theo MARC 21
• Trong khi các phần mềm khác phải sử dụng đến MARC 21 để mô tả cho tài liệu in và Dublin Core để mô tả cho tài liệu số thì Phần mềm KIPOS chỉ sử dụng 1 biểu ghi thư mục duy nhất theo MARC 21 cho cả tài liệu in và tài liệu số
• Tiết kiệm thời gian, công sức và kinh tế trong việc biên mục tài liệu, thuận tiện cho công tác quản lý và báo cáo thống kê tài liệu.
3. Quản lý kho tài liệu số linh hoạt
• KIPOS lưu trữ các nội dung tài liệu số trong các thư mục tệp tin trên máy chủ, thay vì lưu trữ trong CSDL như nhiều giải pháp khác. Tối ưu về mặt xử lý và đường truyền, dễ dàng sao lưu phục hồi bằng các công cụ của hệ thống, nhiều công cụ trực quan, tiện lợi để cập nhật và bảo trì nội dung số.
• Kho tư liệu số của KIPOS được tổ chức như một t
• hư mục web hosting trên máy chủ, và do đó ở mức độ bảo mật hệ thống nó hoàn toàn dựa vào cơ chế của Windows Server. Là các thư mục tệp tin trên máy chủ, giải pháp sao lưu khôi phục mặc định được hỗ trợ bởi Windows server.
• Hệ thống cho phép thiết đặt các cấu hình để ngăn chặn hay cho phép tải xuống, xóa bỏ cả thư mục tệp tin. Mặc định chỉ cho phép tải về loạt tệp tin và xóa bỏ thư mục rỗng.
• KIPOS cung cấp một giải pháp phân quyền thông minh cho phép phân quyền theo người dùng/nhóm người dùng đến từng thư mục kho tư liệu số.
4. Biên tập tài liệu số theo chuẩn METS
• KIPOS có chức năng quản lý tài liệu số nổi bật khi áp dụng tiêu chuẩn METS. Đáp ứng mọi yêu cầu quản lý tài liệu số như nhiều phiên bản, quản lý truy cập tới thành phần tài liệu, bảo vệ bản quyền, chính sách lưu thông/tính phí,… phân quyền truy cập đến từng chương phần tài liệu, thậm chí từng trang tài liệu.
5. Khai thác tài liệu tập trung
• Khai thác tra cứu tài liệu tập trung ngoài cổng thông tin. Bạn đọc chỉ cần sử dụng 1 tài khoản đồng nhất để sử dụng mọi dịch vụ của thư viện. Khi tìm kiếm tài liệu chỉ cần 1 lần nhập từ khóa có thể khai thác được toàn bộ tài liệu có trong cơ sở dữ liệu của thư viện. Giao diện tìm kiếm và hiển thị kết quả tài liệu tập trung cho tài liệu in và tài liệu số, một biểu ghi thư mục duy nhất cho tất cả thông tin của tài liệu
6. Bạn đọc chủ động quản lý các thông tin giao dịch tài liệu qua Email
• Thư viện và bạn đọc đều được kết nối qua cổng thông tin. Hệ thống tự động gửi email thông báo các vấn đề đến việc sử dụng tài liệu thư viện cho bạn đọc: Thư thông báo sách mới, thư mượn quá hạn, thư cảnh báo quá hạn, thư nợ phí quá hạn,…Bạn đọc luôn chủ động trong quá trình sử dụng các dịch vụ của thư viện.
7. Trình diễn tài liệu số đa dạng
• Sau khi biên tập METS, tài liệu có thể được trình diễn theo cấu trúc vật lý(tuần tự các trang) hoặccấu trúc logic (mục lục).
• Hệ thống cung cấp dải phân cách giữa bản đồ cấu trúc và nội dung, cho phép thu hẹp hoặc mở rộng khung hình nội dung tối đa.
• Hệ thống tự động sử dụng các ứng dụng nhúng cần thiết để trình bày các định dạng tài liệu khác nhau: ảnh, pdf, audio, video… Đặc biệt với ảnh có thêm các chức năng phóng to thu nhỏ, xoay chiều tiện lợi cho người sử dụng.
• Giải pháp luôn chú ý đến việc che dấu nguồn tệp để hạn chế tối đa việc tải về máy trạm khi không được phép.
8. Chính sách lưu thông tài liệu số linh hoạt và thông minh
• Hệ thống cho phép thư viện chủ động cấu hình các chính sách lưu thông tài liệu số linh hoạt phù hợp với nhu cầu quản lý của thư viện, kiểm soát truy cập của bạn đọc tới tài liệu và từng thành phần của tài liệu theo chính sách được thiết lập bởi thư viện. Nó cũng ghi nhật ký truy cập và cập nhật các khoản phí phát sinh của bạn đọc.
• Thư viện có thể cấu hình cho phép từng loại bạn đọc khác nhau được đọc hoặt tải tài từng loại tài liệu khác nhau trong khoảng thời gian quy định và có tính phí hay không
• Thư viện cũng có thể cấu hình địa chỉ mạng truy cập vào đọc tài liệu số trong phạm vi không gian của trường hoặc không.
9. Hệ thống báo cáo thống kê đa dạng
• KIPOS có loại báo cáo theo các Module khác nhau
• Các báo cáo có nhiều điều kiện lọc hữu ích phục vụ cho công tác theo dõi hiện trạng của thư viện.
• Nhiều báo cáo kết hợp biểu đồ trực quan, giúp thư viện dễ dàng phân tích đánh giá được số liệu thống kê.
• Các báo cáo dễ dàng xuất ra Excel để phục vụ cho việc tùy biến
• Các báo cáo được phân cột theo thời gian dễ dàng so sánh số liệu
• Tuy KIPOS đã có nhiều loại báo cáo nhưng nhu cầu của mỗi thư viện thì đa dạng khác nhau. Vì thế có thể tùy biến các báo cáo theo yêu cầu của khách hàng.
10. Hỗ trợ quản lý tài nguyên môn học phục vụ kiểm định chất lượng
• Thư viện có thể cấu hình tài liệu theo đề cương môn học của Trường
• Dễ dàng quản lý, báo cáo thống kê tài liệu phục vụ đánh giá kiểm định chất lượng
• Bạn đọc dễ dàng tìm kiếm, khai thác và sử dụng tài liệu theo đề cương môn học
• Hỗ trợ thư viện có các báo cáo thông kê chi tiết đến tình hình sử dụng, mượn trả tài liệu của từng môn học
11. Quản lý báo tạp chí số
• Cho phép thư viện quản lý tập trung các bài trích của 1 số tạp chí trong 1 biểu ghi tài liệu số.
• Tìm kiếm, khai thác tạp chí dễ dàng theo năm xuất bản, số phát hành
• Tìm kiếm chi tiết từng bài tạp chí, hiển thị tập trung theo từng số
12. KIPOS tích hợp thành công với các thiêt bị hiện đại theo công nghệ RFID
• KIPOS là phần mềm đã tích hợp thành công với các thiết hiện đại theo công nghệ RFID như thiết bị mượn trả tự động, thiêt bị kiểm kê tự động và thực tế đã được kiểm chứng tại TV Đại học Nha Trang, Đại học Vinh, Đại học Xây dựng, Đại học Y khoa Vinh, Đại học Công nghiệp Việt Hung,…
13. Cổng thông tin là một phần không tách rời của Giải pháp thư viện tổng thể KIPOS
• Trước đây cổng thông tin của các thư viện chỉ dừng lại ở các trang OPAC tìm tin đơn giản nhưng với xu hướng phát triển hiện nay, buộc các thư viện phải xây dựng 1 cổng thông tin để làm cầu nối kết nối bạn đọc với thư viện. Và muốn có CTT thì các thư viện phải bỏ thêm 1 khoản kinh phí lớn để xây dựng cổng thông tin, sau đó tích hợp với các trang OPAC tìm tin của các giải pháp phần mềm khác, nhưng với KIPOS thì không, Cổng thông tin là 1 phần trong hệ thống tổng thể đó.
14. KIPOS luôn đáp ứng đầy đủ và kịp thời các yêu cầu của thư viện, điển hình là việc xây dựng thành công phân hệ Phục vụ Kiểm định chất lượng, hỗ trợ Thư viện trông công tác Kiểm định của Nhà trường.
• Phân hệ Phục vụ KĐCL, cho phép CBTV có thể xây dựng nội dung đào tạo theo chương trình đào tạo của nhà trường, từ đó đưa ra các Báo cáo về tài liệu học phần, Báo cáo lưu thông tài liệu theo học phần Báo cáo bạn đọc sử dụng tài liệu theo học phần. Dựa trên các báo cáo này để các thầy cô trong KHoa có thể xem được tài liệu trong các đề cương được sử dụng như thế nào, sinh viên có sử dụng tài liệu trong đề cương hay không? từ đó có thể điều chỉnh lại đề cương môn học. Với lãnh đạo Nhà trường thì có thể nhìn nhận lại Mức độ tương thích về tài liệu của Thư viện và Đề cương môn học, Tỉ lệ đáp ứng tài liệu của Thư viện, Tỉ lệ tài liệu trong đề cương được sử dụng. Và đặc biệt với sinh viên, có thể Khai thác sử dụng tài liệu của từng môn học ở nhiều định dạng tài liệu khác nhau, Chủ động gửi các yêu cầu đăt mượn tài liệu trong đề cương, Nhận email danh sách tài liệu trong đề cương môn học ngay sau khi đăng ký môn học.