1. Tự động hóa quy trình quản lý tài liệu

KIPOS tích hợp đầy đủ các bước nghiệp vụ: Bổ sung – Biên mục – Lưu thông – Thanh lý thành một chu trình thống nhất.
Nhờ đó, cán bộ thư viện có thể:

• Theo dõi toàn bộ vòng đời tài liệu từ lúc mua đến khi đưa ra phục vụ.

• Giảm thiểu sai sót trong xử lý biểu ghi, tăng tốc độ cập nhật dữ liệu.

• Quản lý ngân sách, hợp đồng, nhà cung cấp và kho sách dễ dàng.

2. Tăng cường tra cứu và truy cập nhanh

Phân hệ Tra cứu (M02) và WebPortal giúp bạn đọc tìm kiếm tài liệu mọi lúc, mọi nơi qua Internet.

• Hỗ trợ tìm kiếm theo từ khóa, chủ đề, tác giả, năm xuất bản, hoặc toàn văn.

• Cho phép truy cập từ máy tính, điện thoại hoặc kiosk tra cứu tại thư viện.

• Giao diện thân thiện, dễ thao tác ngay cả với người dùng mới.

3. Quản trị linh hoạt, phân quyền rõ ràng

KIPOS cho phép phân quyền theo vai trò (thủ thư, quản trị viên, cán bộ kỹ thuật, bạn đọc), giúp đảm bảo an toàn và minh bạch dữ liệu.
Phân hệ Administrator cung cấp công cụ:

• Quản lý người dùng và nhóm quyền.

• Giám sát hoạt động và thiết lập các chính sách bảo mật.

• Quản lý nội dung, trình đơn và khu vực thông tin trên website thư viện.

4. Tích hợp học liệu và kiểm định chất lượng

Với phân hệ Kiểm định chất lượng (M14), KIPOS giúp thư viện gắn kết trực tiếp tài liệu với chương trình đào tạo của nhà trường.
Cán bộ có thể:

• Đối chiếu vốn tài liệu với từng học phần.

• Xuất báo cáo về mức độ đáp ứng học liệu.

• Lập kế hoạch bổ sung, phục vụ kiểm định nhanh chóng và chính xác.

5. Phân tích dữ liệu và ra quyết định chiến lược

Phân hệ Báo cáo (M15) cung cấp hàng loạt biểu đồ và thống kê trực quan, giúp thư viện:

• Nắm bắt xu hướng đọc, tài liệu mượn nhiều nhất, bộ sưu tập được quan tâm nhất.

• Theo dõi lưu lượng truy cập, mức độ khai thác tài nguyên số.

• Đưa ra quyết định đầu tư, bổ sung, hoặc đào tạo nhân sự dựa trên dữ liệu thực tế.

6. Đem lại trải nghiệm bạn đọc hiện đại và thân thiện

Bạn đọc có thể:

• Đăng nhập, mượn – trả, gia hạn, xem lịch sử đọc, hoặc tải tài liệu số online.

• Theo dõi tài khoản cá nhân, thanh toán trực tuyến, và nhận thông báo tự động.

• Truy cập các tạp chí, luận văn, giáo trình được trình diễn trực quan bằng công nghệ METS viewer.

Kết luận

KIPOS không chỉ là phần mềm, mà là trợ lý số của thư viện hiện đại – giúp đơn giản hóa công việc, tối ưu nguồn lực và nâng cao trải nghiệm bạn đọc.
Khi được triển khai đúng cách, KIPOS sẽ biến thư viện của bạn thành trung tâm học liệu số hóa, nơi tri thức được lưu giữ, chia sẻ và lan tỏa không giới hạn.