Khi có yêu cầu kiểm tra nội bộ, thanh tra giáo dục hay chuẩn bị cho đánh giá chất lượng cơ sở đào tạo, thư viện thường là một trong những phòng ban bị “gọi tên” đầu tiên. Thủ thư phải gấp rút thống kê:

• Bao nhiêu đầu sách hiện có?

• Sách theo từng khoa, ngành, chủ đề?

• Bạn đọc sử dụng tài liệu thế nào?

• Tình hình mượn trả, sách quá hạn?

• Số lượng sách đã thanh lý, bổ sung trong năm?

Nếu đang làm bằng Excel hoặc thủ công, quy trình này có thể mất hàng ngày trời. Chưa kể sai sót, trùng lặp, thất thoát dữ liệu là chuyện “như cơm bữa”.

✅ Giải pháp: Hệ thống báo cáo toàn diện của phần mềm thư viện KIPOS

1. Báo cáo biên mục – kiểm soát tài nguyên thư viện

• Báo cáo sổ đăng ký tổng quát, thống kê danh sách tài liệu hiện có, số đầu mục, tài liệu in, tài liệu đang mượn, theo bộ sưu tập, theo kho, theo khoa/ngành.

• Biểu đồ số hóa giúp lãnh đạo dễ theo dõi tổng quan.

2. Báo cáo bổ sung – quản lý tài chính và đầu sách mới

• Theo dõi tình trạng đặt, nhận, chờ nhận tài liệu, số tiền đã thanh toán, còn chờ xử lý.

• Báo cáo theo thư mục, quỹ, ngân sách, hợp đồng, nhà cung cấp.

3. Báo cáo lưu thông tài liệu – kiểm soát mượn/trả

• Biết được ai đang mượn sách, sách gì, quá hạn bao nhiêu ngày.

• Có thể xem theo: loại bạn đọc, lớp, chuyên ngành, kho, loại tài liệu.

4. Báo cáo lưu thông tài liệu số – đánh giá hiệu quả số hóa

• Thống kê số lượt truy cập, lượt đọc, bạn đọc sử dụng tài liệu số.

• Phân tích theo ngày, tháng, loại tài liệu, loại bạn đọc.

5. Báo cáo bạn đọc – theo dõi lịch sử sử dụng

• Số lượt mượn, thông tin cảnh báo, số lần vi phạm, phí phát sinh...

• Có thể lọc theo mã số, lớp, chuyên ngành, năm học, hệ đào tạo.

6. Báo cáo thủ thư – minh bạch thu chi

• Thống kê số tiền thu được theo từng thủ thư, từng ngày, từng tháng.

• Phù hợp khi có kiểm tra nội bộ về thu chi thư viện.

7. Báo cáo đầu mục thanh lý – kiểm kê tài liệu không còn sử dụng

• Danh sách sách đã thanh lý theo từng thư mục hoặc đầu mục.

• Có thể tra cứu lại từng chi tiết: giá gốc, năm XB, mã vạch...

8. Báo cáo vào ra thư viện – đo lường mức độ sử dụng

• Biết được bạn đọc nào vào thư viện, vào lúc nào, thuộc lớp nào, khoa nào.

• Báo cáo được chia theo ngày/tháng/chi nhánh.

📈 Lợi ích tổng thể dành cho thủ thư và nhà trường

• Giảm thời gian làm báo cáo từ vài ngày xuống vài phút

• Sẵn sàng mọi mẫu báo cáo theo tiêu chuẩn thanh tra – kiểm tra

• Xuất file Excel, PDF, in nhanh chóng

• Truy xuất chính xác, tránh nhầm lẫn, sai sót

📌 Kết luận

Thay vì lo lắng mỗi khi có đoàn kiểm tra, hãy để KIPOS trở thành “trợ lý số” giúp bạn làm báo cáo thư viện đúng – đủ – nhanh – đẹp.

Quý anh/chị quan tâm có thể liên hệ:

• Địa chỉ: VG Building, 235 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân Trung, Thanh Xuân, Hà Nội

• Hotline: 086 254 1399

• Email: Sales@hiendai.com.vn

• Website: www.hiendai.com.vn