Thuê bao đặt mua ấn phẩm là gì?

Trong thư viện, việc quản lý báo chí, tạp chí hay ấn phẩm định kỳ luôn là thách thức: nhiều kho lưu trữ, nhiều kỳ phát hành và rất dễ bỏ sót.

Với tính năng Thuê bao đặt mua ấn phẩm, thư viện có thể:

• Theo dõi toàn bộ quá trình đặt mua từ khi khởi tạo đến khi kết thúc.

• Quản lý chi tiết từng số báo, kỳ phát hành, kể cả số đặc biệt.

• Hỗ trợ gửi thông báo tới bạn đọc ngay khi có ấn phẩm mới về.

Đây chính là công cụ giúp thư viện chuyên nghiệp hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và nâng cao trải nghiệm bạn đọc.

Các chức năng nổi bật

• Thêm mới thuê bao đặt mua: dễ dàng tạo mới cho từng tạp chí, báo.

• Tìm kiếm nhanh chóng: tra cứu bằng ISSN, nhan đề, thư viện, vị trí hoặc ngày hết hạn.

• Xem chi tiết – minh bạch: kiểm soát thông tin từ lịch phát hành, kỳ phát hành đến mẫu đánh số.

• Sửa, xóa và nhân bản thuê bao: linh hoạt quản lý nhiều cơ sở, nhiều kho chỉ với vài thao tác.

• Gia hạn – đóng/mở thuê bao: chủ động kéo dài hoặc tạm dừng đặt mua khi cần.

• Ghi nhận ấn phẩm định kỳ: bao gồm cả số thường, số đặc biệt, nhận nhiều số cùng lúc.

• Xem lịch sử phát hành: theo dõi toàn bộ quá trình nhận ấn phẩm qua từng năm.

Hướng dẫn các bước thực hiện thuê bao đặt mua trên phần mềm quản lý thư viện KIPOS 

1. Tạo mới thuê bao đặt mua

• Truy cập Ấn phẩm định kỳ > Quản lý thuê bao đặt mua.
• Chọn Tạo mới.
• Điền thông tin chi tiết: nhà cung cấp, mã thư mục, vị trí kho, mẫu đánh số, tần suất, số lượng…
• Nhấn Kế tiếp để nhập lịch phát hành và số lượng.
• Kiểm tra mẫu đánh số → chọn Chấp nhận → Kết thúc.

2. Tìm kiếm thuê bao đặt mua

• Chọn tiêu chí tìm kiếm: ISSN, nhan đề, thư viện, vị trí hoặc ngày hết hạn.

• Kết quả sẽ hiển thị theo tab Mở (đang hoạt động) hoặc Đóng (không hoạt động).

3. Xem chi tiết thông tin thuê bao

• Trên danh sách kết quả, nhấn Hoạt động > Xem.

• Kiểm tra thông tin trên 3 tab: Thông tin – Lịch phát hành – Kỳ phát hành.

4. Sửa, xóa hoặc nhân bản thuê bao

• Nhấn Sửa để cập nhật.

• Chọn Xóa nếu không còn sử dụng.

• Hoặc chọn Nhân bản để sao chép nhanh thông tin cho cơ sở khác.

5. Nhận ấn phẩm định kỳ

• Vào Nhận ấn phẩm, thay đổi trạng thái kỳ phát hành từ Dự kiến → Đã nhận.

• Có thể chọn nhận số đặc biệt hoặc nhận nhiều số cùng lúc.

6. Gia hạn thuê bao

• Khi sắp hết hạn, chọn Gia hạn.

• Nhập số lượng số/tháng/năm cần đặt mua thêm → Chấp nhận.

7. Quản lý lịch sử phát hành

• Xem lại toàn bộ các kỳ đã phát hành, lọc theo trạng thái: đã về, chậm, chưa về, mất.

• Có thể tạo kỳ tiếp theo hoặc sửa kỳ phát hành nếu cần.

​

Lợi ích mang lại cho thư viện

• Quản lý tập trung: mọi dữ liệu lưu trữ đồng bộ trên hệ thống.

• Tiết kiệm công sức: thay thế hoàn toàn việc theo dõi thủ công.

• Chính xác và minh bạch: dễ dàng kiểm tra tình trạng từng kỳ phát hành.

• Nâng cao trải nghiệm bạn đọc: tự động gửi thông báo khi có số mới về.

Với tính năng Thuê bao đặt mua ấn phẩm, thư viện của bạn sẽ không còn nỗi lo thất lạc, trùng lặp hay bỏ sót kỳ phát hành. Tất cả quy trình – từ đặt mua, nhận số, đến gia hạn – đều trở nên nhanh chóng, rõ ràng và chuyên nghiệp.

Đăng kí dùng thử ngay hôm nay để nhận ưu đãi lớn!!!

Quý anh chị quan tâm có thể liên hệ

🌐 Website: https://www.hiendai.com.vn

📞 Hotline: 0862541399

✉️ Email: Sales@hiendai.com.vn