Trong quá trình bổ sung tài liệu, cán bộ thư viện thường gặp phải các vấn đề:

• Khó kiểm soát hợp đồng, đơn hàng do lưu trữ phân tán trên giấy tờ, file excel.

• Dễ nhầm lẫn, đặt trùng sách hoặc quên theo dõi tình trạng giao hàng.

• Báo cáo thủ công mất nhiều thời gian, dữ liệu thiếu chính xác.

• Đơn hàng chậm nhưng không kịp phản hồi, ảnh hưởng trực tiếp đến việc phục vụ bạn đọc.​

​

Lợi ích khi sử dụng KIPOS – Quản lý giao dịch

KIPOS giúp chuẩn hóa và tự động hóa toàn bộ quy trình giao dịch từ hợp đồng đến hóa đơn. Cán bộ thư viện có thể:

• Quản lý hợp đồng tập trung, dễ dàng tra cứu và chỉnh sửa.

• Gom đơn đặt hàng theo giỏ, tránh trùng lặp và thất lạc.

• Theo dõi tiến độ nhận hàng, cập nhật trạng thái rõ ràng.

• Quản lý hóa đơn nhanh chóng, có thể gộp nhiều hóa đơn để tiết kiệm thời gian xử lý.

• Theo dõi đơn hàng chậm và phản hồi kịp thời đến nhà cung cấp.

​

Các bước thực hiện quản lý giao dịch trong KIPOS

1. Quản lý hợp đồng

• Thêm mới hợp đồng: Chọn Bổ sung → Quản lý giao dịch → Thêm hợp đồng, nhập tên hợp đồng, nhà cung cấp, ngày bắt đầu/kết thúc, mô tả.

• Sửa hợp đồng: Chọn hợp đồng cần chỉnh → Hoạt động → Sửa, cập nhật thông tin → Chấp nhận.

• Xóa hợp đồng: Chỉ áp dụng khi hợp đồng chưa có đơn hàng → Hoạt động → Xóa.

2. Quản lý giỏ hàng

• Thêm mới giỏ hàng: Chọn Bổ sung → Quản lý giao dịch → Giỏ hàng → Thêm giỏ hàng, nhập tên giỏ, nhà cung cấp, hợp đồng, nơi giao/nhận.

• Thêm đơn hàng vào giỏ: Chọn giỏ → Thêm đơn hàng, có thể chọn từ tài liệu đã có hoặc tạo biểu ghi mới.

• Sửa/Xóa đơn hàng: Vào giỏ → Hoạt động → Sửa/Xóa trên đơn hàng cần chỉnh.

• Đóng giỏ hàng: Sau khi hoàn tất, chọn Đóng giỏ hàng để cố định thông tin trước khi nhận hàng.

3. Nhận hàng từ nhà cung cấp

• Chọn Bổ sung → Quản lý giao dịch → Giỏ hàng.

• Tại giỏ cần nhận → Hoạt động → Nhận hàng.

• Nhập thông tin hóa đơn: số hóa đơn, ngày nhận, phí vận chuyển, quỹ thanh toán.

• Xác nhận số lượng tài liệu thực nhận, sinh mã vạch (nếu cần).

• Hoàn tất và lưu thông tin nhận hàng.​

4. Quản lý hóa đơn

• Chọn Bổ sung → Quản lý giao dịch → Hóa đơn.

• Nhập thông tin tìm kiếm để lọc hóa đơn cần xem.

• Các thao tác chính:

  • Xem hóa đơn để cập nhật thông tin.

  • Đóng/Mở hóa đơn để kiểm soát việc nhận thêm đơn hàng.

  • Trộn hóa đơn để gộp nhiều hóa đơn cùng nhà cung cấp, tiết kiệm công tác kế toán.

5. Quản lý đơn hàng chậm

• Chọn Bổ sung → Quản lý giao dịch → Hóa đơn.

• Lọc dữ liệu theo tình trạng đơn hàng chậm.

• Danh sách hiển thị giúp cán bộ nhanh chóng phản hồi đến nhà cung cấp để xử lý kịp thời.

​

👉 Với KIPOS – Quản lý giao dịch, toàn bộ quy trình từ hợp đồng – giỏ hàng – nhận hàng – hóa đơn – đơn hàng chậm đều được quản lý tập trung, chính xác và minh bạch. Cán bộ thư viện tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc.

Xem chi tiết hướng dẫn sử dụng tại đây

Quý anh chị quan tâm có thể liên hệ

🌐 Website: https://www.hiendai.com.vn

📞 Hotline: 0862541399

✉️ Email: Sales@hiendai.com.vn