Quản lý bộ sưu tập là gì?

Trong hoạt động quản lý thư viện, bộ sưu tập thư mục đóng vai trò như “xương sống” của hệ thống tài nguyên. Đây là cách phân loại tài liệu theo chủ đề, loại hình, kho lưu trữ hoặc các tiêu chí nghiệp vụ khác để hỗ trợ tổ chức – tra cứu – quản trị dữ liệu một cách hiệu quả.

Chức năng quản lý bộ sưu tập trong phần mềm thư viện giúp thư viện:

• Xây dựng cấu trúc dữ liệu logic, phân cấp theo chuyên đề

• Dễ dàng gán biểu ghi, đầu mục và phân quyền sử dụng

• Tăng hiệu quả vận hành, tra cứu và kiểm soát dữ liệu

Các bước quản lý bộ sưu tập trong thư viện (theo chuẩn phần mềm KIPOS)

Việc xây dựng và quản lý bộ sưu tập trong phần mềm quản lý thư viện KIPOS được thực hiện theo trình tự sau:

1. Thêm mới bộ sưu tập

• Truy cập giao diện quản trị (KIPOSADMIN)

• Vào menu Thư mục → Bộ sưu tập thư mục

• Nhấn Thêm, nhập đầy đủ các trường thông tin:

  • Mã bộ sưu tập

  • Tiêu đề (Việt/Anh)

  • Khuôn mẫu biên mục

  • Hình đại diện

  • Liên kết trình đơn (nếu cần)

• Chọn Chấp nhận để lưu thông tin

2. Phân quyền sử dụng bộ sưu tập

• Vào menu Hệ thống → Phân quyền

• Chọn ứng dụng: Descriptive Record Collection

• Gán quyền Xem, Thêm, Sửa, Xóa cho nhóm người dùng hoặc vai trò cụ thể

3. Sửa, xóa hoặc thay đổi trạng thái bộ sưu tập

• Bộ sưu tập có thể chỉnh sửa, khóa (ẩn) hoặc xóa bỏ (nếu không còn dùng)

• Hệ thống đảm bảo an toàn dữ liệu: không cho phép xóa bộ sưu tập đang chứa biểu ghi

Lợi ích khi sử dụng tính năng quản lý bộ sưu tập

Việc xây dựng bộ sưu tập khoa học không chỉ mang ý nghĩa nghiệp vụ mà còn hỗ trợ toàn diện trong vận hành thư viện:

✔️ Quản lý kho hiệu quả: Mỗi kho sách hay loại tài liệu đều có cấu trúc riêng, dễ quản lý, dễ phân quyền

✔️ Hỗ trợ biên mục và lưu thông: Biểu ghi được gán bộ sưu tập rõ ràng, phục vụ công tác in nhãn, tra cứu, thống kê

✔️ Tăng tốc độ tìm kiếm: Bộ sưu tập được gắn với các giao diện OPAC, giúp người dùng lọc kết quả chính xác

✔️ Bảo mật và kiểm soát: Quản trị viên dễ dàng phân quyền theo vai trò, không lo chồng chéo nghiệp vụ

Tính năng quản lý bộ sưu tập là một phần trong hệ thống phần mềm quản lý thư viện tổng thể KIPOS, do Công ty CP Phần mềm Quản lý Hiện Đại phát triển.

KIPOS được xây dựng theo tiêu chuẩn MARC21, tích hợp đầy đủ các phân hệ:

• Biên mục MARC và không giới hạn mẫu nhập liệu

• Quản lý kho, đầu mục, mượn – trả tài liệu

• In nhãn mã vạch, nhãn gáy tự động

• OPAC hiện đại cho người dùng cuối

• Quản lý tài nguyên số, phân quyền chi tiết, thống kê đầy đủ

📩 Liên hệ ngay để được tư vấn chi tiết và nhận bản demo miễn phí!